大型會議住宿的安排方式
   (一)安排方式：這里有幾種方法來處理會議的團體住宿，最簡單的方法是由與會者自己安排住宿

，但是更有效和考慮經濟利益來說最好是由主辦單位預定房間，如果不事先保留房間，會產生下列問

題:
1．遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠的地方。
2．與會者可能拿不到優惠價格，因為個人無法有講價的能力。
3．會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。  

因為會議公司經常與酒店合作，酒店都有協議價給到會議公司，所以客房和會場預訂最好選擇會務公

司合作，在上海捜會網就是您理想選擇之一。
　　(二)住宿程序：一旦預訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：
1．告訴飯店所有與會者住宿經由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。
2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。
3．經由專業會議服務公司代為處理。
4．經由主辦單位的住宿組人員負責。
　　(三)預定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住

宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。   
　　訂房卡：如果會議需要住宿的人數不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的

。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向飯店訂房。 
　　這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金

等事項是否有誤，通常飯店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以注明有任何稅金或

服務費。  
　　另外還有一點也很重要，就是強調訂房截止日，以鼓勵與會者盡早預訂。截止日的訂定是與飯店

在簽訂合約前同意的。
　　住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要

求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴

飯店收款方式，內容包括：
1．注明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。
2．注明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。
3．房間只保留到抵達日的下午6時，還是由邀請單位全權負責。
4．要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。  
　　一旦房數被確定后，住宿局／觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單

位與飯店業務代表談房價。
　　如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設備，這不但有助于你房價的講價，同時提出一些

與會者可能會問的問題，請飯店人員答復，同時也可以了解飯店預訂作業和前臺服務情形。
   特別預訂：有些會議籌辦人在所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體，并給予特別處理，例

如：總計預訂400間，40間為VIPs(貴賓)使用，其余360間為與會代表，使用特別預訂是因為有些記者

和參展商都要特別小心接待。
   詳細與飯店業務代表討論細節，并訴諸文字，彼此要了解：
1．特別預訂多少房間，什么類別和房價。
2．預訂的作業程序。
3．什么時限內未使用的房間轉到一般預約中。 
　　在決定特別預訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，

對于貴賓(VIPs)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。
　　工作人員房間預訂和免費房間：在一般與會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房

間。 
　　一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業務人員，包括名字和地址、職稱或注明他

(她)在會議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間

費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優惠價格，來降低主辦單位的成

本。   
　　最好注明他們的身分，因為飯店經常根據你這份住房表提供貴賓(逮VIPs)特別禮遇(如送水果、

小禮物等)，你可能也希望將確認函直接給你，由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。 
　　(四)住宿表格的內容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準備表格前先確認

有關作業原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。 
　　雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內容：
1．主辦單位名稱。
2．會議名稱。
3．會議日期。
4．會議地點。
5．收件截止日期。
6．確認函回信地址。
7．各飯店的房價。
8．稅金明細。
9．飯店的地理位置圖。

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